Hoy es el Día Internacional de la Protección de Datos
En GrouplegalTic queremos aprovechar esta fecha para hablar de un tema clave: las fallas comunes que cometen muchas startups y MIPYMES en relación con la protección de datos. En esta ocasión, no hablaremos desde un enfoque sancionatorio ni técnico. Más bien, queremos compartir algunas buenas prácticas que pueden aplicar a cualquier modelo de negocio.
¿Qué errores vemos con frecuencia?
- Pensar que un aviso en la web es suficiente
Muchas empresas creen que incluir un aviso de privacidad con un enlace a la política de datos en su página web es cumplir con la normativa. Pero esto es solo un formalismo. Copiar y pegar un texto estándar no refleja cómo gestionas realmente los datos. La política debe estar adaptada a las prácticas de tu negocio. - Limitar el concepto de datos personales
Se piensa que los datos personales son solo nombre, cédula, correo o datos biométricos como huellas y rostro. Sin embargo, también son datos personales la ubicación, historial de compras, hábitos de navegación o preferencias de consumo. Si utilizas tecnología, es probable que recojas más datos de los que imaginas. Según Datanomic, una app puede captar más de 50 tipos de datos personales. - No considerar la protección de datos al usar tecnología
Al integrar nuevas herramientas como inteligencia artificial, grabaciones o aplicaciones, muchas empresas no analizan el impacto en los datos personales. Ignorar este punto puede traer problemas legales y de confianza con tus clientes. Es necesario revisar cómo estas tecnologías manejan la información. - No contar con consentimiento adecuado
Algunas empresas no saben si tienen el consentimiento de las personas o si este es parcial. Sin un consentimiento claro y completo, la gestión de los datos es insegura. Este debe estar documentado y ser verificable. - Definir finalidades genéricas
Copiar finalidades de otra empresa sin analizar si aplican a tu negocio es un error común. Cada empresa tiene necesidades diferentes. Las finalidades deben ser específicas y bien justificadas. Reflexiona por qué necesitas cada dato.
Recomendaciones
- Realiza un análisis completo del flujo de datos
Identifica todos los puntos por donde ingresan datos personales a tu organización, ya sea de forma digital o analógica. Desde formularios en línea, correos electrónicos y contratos, hasta bases de datos o apps integradas, los puntos de entrada pueden ser numerosos. Mapear este flujo es clave para establecer controles adecuados. - Conserva siempre el consentimiento
Es fundamental que cada dato que recolectes tenga el consentimiento claro de la persona. Este consentimiento debe estar documentado, ser verificable y cubrir todos los usos que le darás a esa información. - Revisa la finalidad de tus datos regularmente
Aprovecha este día para leer tu política de protección de datos. Analiza si las finalidades que mencionas son reales y aplicables. Pregúntate: ¿realmente necesito estos datos? ¿Por qué? Si encuentras que algo sobra o falta, actualízalo. Este ejercicio no solo asegura el cumplimiento, sino que también puede ayudarte a optimizar procesos. - Ten cuidado con las herramientas de inteligencia artificial y otras tecnologías
Si utilizas herramientas de productividad, automatización, marketing o recursos humanos basadas en inteligencia artificial, verifica cómo manejan los datos. Por ejemplo, plataformas como ChatGPT ofrecen diferentes versiones (free, plus, team, enterprise y API). Revisa cuál es la más adecuada para tu negocio y cómo configurarla para proteger la información que manejas. - Garantiza la seguridad de la información
La seguridad de los datos no se logra solo con políticas o avisos de privacidad. Piensa dónde y cómo almacenas la información. Asegúrate de que los sistemas que utilizas garanticen la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos. - Establece revisiones periódicas
Fija fechas en tu calendario para revisar el cumplimiento en protección de datos. Asigna esta tarea a alguien en tu equipo (área jurídica, TI o un encargado específico) con un enfoque proactivo. No lo veas solo como un requisito legal, sino como una práctica que fortalece tu negocio. - Utiliza la normativa como una guía
En lugar de ver las leyes como un formalismo, úsalas como una herramienta para evaluar tu nivel de cumplimiento. Las normativas pueden servirte como un checklist que te permita identificar áreas de mejora.
¿Necesitas ayuda?
En GrouplegalTic somos especialistas en tecnología y ofrecemos un servicio integral que incluye protección de datos, ciberseguridad y seguridad de la información. Nuestro enfoque no es solo externo; trabajamos de la mano contigo para blindar tu organización.
¿Cómo trabajamos?
- Workshops de co-creación: Sesiones diseñadas para identificar necesidades y crear soluciones personalizadas.
- Metodología Legal Project Management: Planificación y gestión eficiente de proyectos legales para reducir costos y mejorar procesos.
Si quieres llevar tu empresa al siguiente nivel en términos de protección de datos, estamos aquí para ayudarte. ¡Conversemos!