POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES GROUPLEGALTIC SAS
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
GROUPLEGALTIC SAS
1.DISPOSICIONES GENERALES
¿Quién es el responsable del tratamiento de tus datos?
GROUPLEGALTIC SAS identificado con Número de Identificación Tributaria (NIT) 901541705 ubicada en la ciudad de Bogotá D.C, actuaremos como responsable del tratamiento de tus datos personales. Puedes contactarnos a través del correo electrónico asesoria@grouplegaltic.com o al teléfono 321-6483138.
Nuestro objetivo
Esta Política tiene como propósito proteger tu privacidad y establecer las reglas que seguimos para garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales que recibimos. Cumplimos de manera estricta con lo dispuesto en la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y las guías emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Nuestra responsabilidad
Somos plenamente conscientes de la responsabilidad que tenemos en el tratamiento de tus datos personales. Por eso, garantizamos tu derecho constitucional a conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización sobre la información que hayamos recolectado y almacenado en nuestras bases de datos, siempre conforme a las finalidades autorizadas y a lo establecido por la ley. Todos los datos serán tratados bajo los lineamientos del régimen nacional de protección de datos personales.
A quien está dirigida
Esta política está dirigida a todas las personas cuyos datos personales tratamos, con el fin de poner a su disposición información clara y suficiente sobre los tratamientos que realizamos, las finalidades asociadas y los derechos que pueden ejercer como titulares de la información frente a nosotros, en nuestra calidad de responsables del tratamiento.
Definiciones
Sabemos que este tema puede parecer técnico, por eso queremos explicarte, de manera sencilla, algunos conceptos importantes que te ayudarán a entender mejor esta política que hemos diseñado pensando en ti:
- Autorización: Es tu consentimiento previo, expreso e informado para que podamos tratar tus datos personales.
- Aviso de privacidad: Es una comunicación que te entregamos, de forma verbal o escrita, para contarte que tenemos políticas de tratamiento de datos, cómo puedes acceder a ellas y con qué fines usaremos tu información.
- Base de datos: Es un conjunto organizado de datos personales que recopilamos y tratamos de manera segura.
- Dato público: Información que no es privada, semiprivada ni sensible. Por ejemplo: tu estado civil, profesión, oficio o si eres servidor público. Estos datos suelen estar en registros públicos, documentos oficiales o sentencias judiciales.
- Datos sensibles: Son aquellos que tocan aspectos íntimos y delicados, como tu origen racial o étnico, orientación política, creencias religiosas o filosóficas, afiliación sindical, estado de salud, vida sexual o datos biométricos. Su uso indebido podría generar discriminación, por eso requieren mayor protección.
- Dato personal: Es cualquier información que te identifica o que puede llegar a identificarte como persona natural.
- Encargado del tratamiento: Es quien trata tus datos por encargo nuestro, como por ejemplo un proveedor que presta servicios de almacenamiento en la nube.
- Responsable del tratamiento: Somos nosotros, quienes decidimos directamente sobre la base de datos y el tratamiento que se da a tu información.
- Titular: Eres tú, la persona natural dueña de los datos personales que tratamos.
- Tratamiento: Es cualquier acción que hagamos con tus datos personales: recolectarlos, almacenarlos, usarlos, compartirlos o eliminarlos.
- Transferencia: Ocurre cuando tus datos son enviados a otro responsable del tratamiento que está dentro o fuera de Colombia.
- Transmisión: Es cuando compartimos tus datos con un tercero (encargado del tratamiento), dentro o fuera del país, para que los trate por nuestra cuenta y bajo nuestras instrucciones.
Principios que guían esta política
Para que tengas plena confianza en cómo tratamos tu información, queremos contarte los principios fundamentales que seguimos. Estos principios no solo están basados en la ley, sino que reflejan nuestro compromiso con tu privacidad:
- Legalidad: Tratamos tus datos conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas vigentes. Es decir, todo lo que hacemos está respaldado legalmente.
- Finalidad: Usamos tus datos solo para fines legítimos, informados previamente y relacionados con nuestra actividad, de acuerdo con la Constitución y la ley.
- Libertad: Solo tratamos tus datos si tú nos das tu autorización previa, expresa e informada, salvo que exista una orden legal o judicial que lo permita sin ella.
- Veracidad o calidad: Nos aseguramos de que la información que tratamos sea veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible. No usamos datos incompletos o que puedan inducir a error.
- Transparencia: Puedes solicitarnos, en cualquier momento y sin restricciones, información sobre los datos personales que tenemos sobre ti.
- Acceso y circulación restringida: Solo personas autorizadas por ti o por la ley pueden acceder a tus datos. No los publicamos en medios masivos, a menos que el acceso esté controlado y restringido.
- Seguridad: Protegemos tus datos con medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar su pérdida, alteración, uso indebido o acceso no autorizado.
- Confidencialidad: Todas las personas que tengan acceso a tus datos están obligadas a mantener su reserva, incluso después de haber terminado su relación con nosotros. Solo compartiremos tu información cuando sea necesario y esté autorizado por la ley.
- Temporalidad: Conservamos tus datos solo durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas. Luego, los eliminamos, a menos que debamos conservarlos por razones legales o contractuales.
- Interpretación integral de derechos: Respetamos y equilibramos tu derecho a la intimidad con el derecho a la información y otros derechos constitucionales.
- Necesidad o proporcionalidad: Solo solicitamos los datos que realmente necesitamos para cumplir con las finalidades de la base de datos. Nada más.
2. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
Nos comprometemos a tratar tu información de forma responsable. Los datos personales que recolectamos son veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles. En ningún caso realizamos tratamiento sobre datos parciales, incompletos, fraccionados o que puedan inducir a error.
¿Cómo recolectamos tus datos?
Recopilamos tus datos personales, así como los de tus beneficiarios, solo cuando tú nos das tu autorización previa, expresa e informada. Esto lo hacemos a través de los siguientes canales:
- Llamadas telefónicas
- Mensajes de WhatsApp
- Correos electrónicos
- Formularios web
- Redes sociales
- Documentos y archivos adjuntos enviados por medios electrónicos (incluidos aquellos remitidos para fines de consulta legal o representación jurídica)
- Entrevistas o reuniones presenciales
- Videollamadas o plataformas virtuales
- Plataformas de agendamiento de reuniones
¿Qué información recolectamos?
- Nombres y apellidos
- Celular
- Número telefónico
- Correo electrónico
- Empresa y cargo
Sobre los documentos enviados por los clientes: En el marco de la prestación de servicios jurídicos, nuestros clientes pueden remitir documentos o archivos que contienen información personal propia o de terceros.
Esta información es recibida exclusivamente como insumo para la evaluación o atención del caso particular y no se considera recolectada ni tratada con fines distintos a la ejecución de la asesoría legal solicitada. GROPULEGALTIC no realiza recolección activa, almacenamiento sistemático, ni tratamiento de los datos personales contenidos en dichos documentos. Tales documentos son tratados bajo el deber de confidencialidad profesional y el secreto abogado-cliente, de conformidad con las normas que regulan el ejercicio del derecho.
En ningún caso utilizamos dicha información con finalidades comerciales, publicitarias, ni para la construcción de bases de datos o perfiles.
¿Cuál es la finalidad de usar tus datos?
Prestación de servicios jurídicos:
- Contactarte para la atención de consultas jurídicas o la gestión de trámites legales solicitados.
- Analizar, estudiar y brindar asesoría legal relacionada con los asuntos planteados.
- Gestionar la prestación de los servicios jurídicos contratados.
- Hacer seguimiento al estado de los trámites y mantenerte informado sobre su avance o finalización.
- Conservar evidencia documental para fines probatorios, en el marco de la relación contractual y profesional.
- Dar cumplimiento a requerimientos de autoridades judiciales o administrativas.
Gestión administrativa, contable y laboral:
- Crear y mantener actualizada la base de datos de clientes y proveedores.
- Llevar el registro y control de pagos a clientes, proveedores y terceros.
- Gestionar procesos contables, fiscales y contractuales derivados de la operación.
- Llevar el registro y control de colaboradores externos y la nómina del equipo de trabajo.
- Cumplir con las obligaciones legales y contractuales aplicables.
Formación y actividades académicas:
- Ofrecer programas de formación jurídica, cursos virtuales o presenciales.
- Llevar el registro de los participantes en actividades académicas y eventos formativos.
Comunicación, marketing y contenidos informativos:
- Enviar boletines, contenidos jurídicos y promocionales a nuestros suscriptores.
- Compartir información sobre servicios, productos, eventos o novedades ofrecidas por la firma.
Soporte tecnológico y plataformas digitales:
- Registrar y gestionar tu información en plataformas contratadas por la firma (CRM, servicios en la nube, formularios web, herramientas para envío de correos o plataformas de streaming), exclusivamente para cumplir con las finalidades aquí mencionadas y bajo los estándares legales de seguridad, confidencialidad y protección de datos personales.
Si en algún momento las finalidades cambian, se complementan o eliminan, te pediremos nuevamente tu autorización para continuar tratando tus datos personales.
¿Qué pasa con los datos sensibles?
De entrada, te informamos que NO recolectamos, almacenamos ni tratamos datos sensibles, a menos que sea estrictamente necesario.
No obstante si por cualquier motivo excepcional llegamos a requerir este tipo de información, solo lo haremos con tu autorización previa, expresa e informada, salvo que exista una excepción contemplada en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.
Ten en cuenta que responder preguntas relacionadas con datos sensibles es completamente opcional. En ningún caso será obligatorio, ni condicionaremos el acceso a nuestros servicios o gestiones a que nos entregues este tipo de información.
Si llegamos a tratar datos sensibles, lo haremos bajo los más altos estándares de seguridad y con la máxima diligencia. El acceso a estos datos estará restringido únicamente al personal autorizado, garantizando tu privacidad en todo momento.
Además, los datos sensibles no serán usados para fines distintos a los que tú hayas autorizado expresamente.
¿Dónde y por cuánto tiempo guardamos tus datos?
Los datos personales que recopilamos de forma digital son almacenados en bases de datos electrónicas gestionadas por GROUPLEGALTIC S.A.S., a las cuales únicamente tiene acceso el personal autorizado. Estas bases están protegidas mediante controles de seguridad físicos, técnicos y administrativos, conforme al principio de acceso y circulación restringida, y en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.
En algunos casos, la información puede ser gestionada mediante plataformas tecnológicas contratadas por la firma, como servicios en la nube, CRM y herramientas digitales, que cuentan con condiciones de seguridad compatibles con la regulación colombiana.
Los datos se conservarán durante el tiempo que sea necesario para: Ejecutar la consultoría, trámite, concepto jurídico o proceso legal contratado, cumplir con obligaciones legales, contractuales, contables y fiscales, y dar respuesta a eventuales requerimientos posteriores del cliente en relación con el servicio prestado, dentro de un periodo razonable que no exceda lo legalmente permitido.
Una vez finalizada la gestión, la información podrá ser conservada de forma segura por un término adicional, únicamente para efectos de archivo histórico, atención de consultas posteriores del titular o defensa jurídica de la firma, siempre que tales fines sean compatibles con los inicialmente autorizados.
En todo caso, el titular podrá ejercer en cualquier momento su derecho a solicitar la supresión de sus datos personales, conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, salvo cuando exista un deber legal o contractual que justifique su conservación.
¿Por dónde circulan tus datos?
No compartimos tus datos personales con terceros no autorizados. La circulación de tu información se hace únicamente para cumplir con las finalidades que tú nos has autorizado. Tus datos pueden ser compartidos dentro de nuestra organización, entre áreas internas, o con terceros que actúan como encargados del tratamiento, y que garantizan a través de sus políticas la debida protección a tus datos personales, como por ejemplo: proveedores de servicios en la nube, plataformas de gestión (CRM), sistemas de envío de boletines electrónicos, servicios de mensajería al celular, formularios web y plataformas de streaming.
¿Cuándo suprimimos tus datos?
Tienes derecho a solicitar la supresión de tus datos personales en cualquier momento, ya sea porque se cumplió la finalidad para la cual fueron recolectados, porque ya no son necesarios, o porque decides revocar tu autorización. Atenderemos tu solicitud, siempre que no exista un deber legal o contractual que nos obligue a conservarlos.
La supresión puede implicar la eliminación total o parcial de tus datos personales, o la aplicación de medidas de bloqueo que impidan su tratamiento posterior, según lo permita la ley.
En todos los casos, dejaremos constancia de que tu solicitud fue gestionada conforme a lo dispuesto en la normatividad vigente.
¿Cómo protegemos tu información?
Hemos adoptado medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas para proteger tus datos personales, asegurando su confidencialidad, integridad y disponibilidad, y evitando su adulteración, pérdida, uso indebido, consulta o acceso no autorizado.
Además, contamos con protocolos internos de seguridad que todo nuestro equipo debe cumplir, especialmente quienes acceden a tus datos o a los sistemas donde están almacenados.
Estas son algunas de las acciones que respaldan nuestra gestión en seguridad de la información:
- Políticas internas de tratamiento de datos personales
- Manual de procedimientos para el tratamiento de la información
- Cláusulas de confidencialidad aplicables a empleados, contratistas o terceros
- Autorizaciones explícitas en los formularios o canales donde se recolectan tus datos
- Protocolos y buenas prácticas de seguridad (SGSI), con base en las recomendaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio
- Programas de capacitación periódica para nuestro equipo sobre protección de datos y seguridad de la información
¿Qué hacemos si ocurre un incidente con tus datos?
Si llegamos a detectar un incidente de seguridad que afecte tus datos personales, nuestro equipo responsable lo gestionará de inmediato. En cumplimiento de la ley, informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio Delegatura para la Protección de Datos Personales dentro de los 15 días siguientes al conocimiento del hecho, utilizando el formulario oficial dispuesto por dicha autoridad.
- DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS
Como titular de los datos personales, la ley te otorga una serie de derechos que puedes ejercer en cualquier momento. Estos son:
a) Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales, especialmente si son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, inducen a error o están siendo tratados sin autorización o en contra de la ley.
b) Solicitar prueba de la autorización que otorgaste para el tratamiento de tus datos, cuando sea aplicable.
c) Conocer el uso que se les ha dado a tus datos, previa solicitud.
d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio si consideras que tus derechos han sido vulnerados o se han incumplido las normas sobre protección de datos personales.
e) Revocar tu autorización y/o solicitar la supresión de tus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales o legales.
f) Acceder gratuitamente a los datos personales que están siendo tratados por nosotros.
¿CÓMO PUEDES EJERCER TUS DERECHOS SOBRE TUS DATOS?
Si deseas conocer, actualizar, rectificar, suprimir tu información personal o revocar la autorización que nos diste, puedes hacerlo a través del siguiente procedimiento:
- ¿Quién se encarga de garantizar esta política?
Nosotros somos responsables de asegurar el cumplimiento efectivo de esta Política de Protección de Datos Personales. También somos quienes atendemos tus consultas, peticiones o reclamos relacionados con el uso de tu información. Si tienes alguna duda o necesitas ejercer alguno de tus derechos, puedes escribirnos al correo: asesoria@grouplegaltic.com
- Canal disponible para ejercer tu derecho de hábeas data
Hemos habilitado el correo electrónico asesoria@grouplegaltic.com como canal oficial para recibir todas las solicitudes relacionadas con el tratamiento de tus datos personales.
- ¿Qué pasa si quieres hacer una consulta?
Si deseas saber qué información tuya tenemos registrada, puedes enviarnos una solicitud para consultar tus datos personales. Atenderemos tu consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de su recibo. Si por alguna razón no es posible responderte en ese tiempo, te informaremos los motivos de la demora y te daremos una respuesta en un plazo adicional de cinco (5) días hábiles.
- ¿Qué debes hacer si quieres presentar un reclamo?
Si tienes alguna inconformidad con el uso que estamos dando a tus datos personales, puedes presentarnos un reclamo formal.
- El reclamo será atendido en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a su recepción.
- Si no es posible darte respuesta dentro de ese plazo, te informaremos las razones de la demora y te responderemos en un plazo adicional de ocho (8) días hábiles.
Importante:
- Si tu reclamo llega incompleto, te solicitaremos que lo completes dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.
- Si pasan dos (2) meses sin que recibamos la información faltante, entenderemos que desististe del reclamo.
- Si no somos competentes para resolver tu caso, lo trasladaremos a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles, y te informaremos sobre ello.
- ¿Qué información debes enviarnos para ejercer tus derechos?
Para poder tramitar tu consulta o reclamo, necesitamos que nos proporciones la siguiente información:
- Nombres y apellidos completos
- Tipo y número de identificación
- Dirección de domicilio
- Teléfono de contacto
- Correo electrónico
- Descripción clara de tu solicitud
- En caso de reclamo: documentos que respalden o justifiquen tu petición
- DISPOSICIONES FINALES
- ¿Qué pasa si cambiamos esta política?
Si realizamos cambios sustanciales en esta política —como una modificación en la finalidad del tratamiento o un cambio en el responsable de tus datos— te lo informaremos antes de que las nuevas condiciones entren en vigencia.
En estos casos, te pediremos nuevamente tu autorización para continuar con el tratamiento de tus datos personales bajo los nuevos términos.
- ¿Desde cuándo aplica esta política?
Los datos personales tratados por nosotros, o por terceros encargados, se conservarán mientras sea necesario para cumplir las finalidades descritas en esta política o mientras tengamos una obligación legal que así lo exija.
No obstante, cada año revisaremos la información almacenada para verificar si sigue siendo necesaria y si los datos son veraces y actualizados.
Nos reservamos el derecho de modificar esta política en cualquier momento, garantizando que cualquier cambio será comunicado de forma clara y oportuna.
Fecha de entrada en vigencia: 01 enero de 2025
Versión: 0.1